本記事はAutoMate製品開発元Helpsystems社の記事を翻訳したものです。
リモートワークやハイブリッドワークが定着する中、文書や帳票の管理についてはどのように取り組まれていますでしょうか。
企業の働き方は急速に変化しています。組織が変化に適応することを学び新しい働き方が当たり前になりつつある今、文書や帳票の管理戦略がどのように変化しているのか、そしてITのプロフェッショナルが今後どのような対応していったらよいのかをHelpSystems社の技術専門家であるGreg Schmidt氏にインタビューをしました。インタビューの内容を紹介します。
質問：リモートワークやハイブリッド環境など、企業の働き方が変化する中で、文書や帳票の管理戦略にどのような影響があるのでしょうか?
Schmidt氏：グローバルパンデミックにより、今後の職場環境が大きく変わることは周知の事実です。こうした変化のいくつかはすでに始まっていましたが (リモートで働く人の増加など) 、パンデミックによって企業全体がハイブリッド環境での働き方が急速に進みました。このような変化に伴う企業にとっての主な課題の１つは、異なる作業場所から文書・帳票をどのように管理するかということです。文書・帳票管理は、リモートワークやハイブリッドワークの従業員が重要なドキュメントとデータにどこからでもアクセス可能にする上で、重要な役割を果たします。
この新しいハイブリッド環境の潜在的ソリューションの１つとして、企業が文書自動作成（ドキュメント・オートメーション）戦略を用いてリモートワークの導入を可能にすることです。さらに、手動タスクを自動化することで、チーム（従業員）の業務が円滑に進みます。例えば、文書の読み込みやERP（企業資源計画）などのシステムへのデータ入力、特定のユーザーへの申請・承認ルート設定などです。AIフォームを戦略に追加することで、審査や承認に必要な紙媒体や手動ルーティングの排除を可能にします。
チームがリモート環境またはハイブリッド環境にとどまる中、このような新しい職場環境でビジネスを持続する上で電子文書・帳票管理システムの重要性が増しています。
文書・帳票管理戦略は、より広範なDX化の取り組みにどのように適合するのか？
ここ数年で私たちが学んだことがあるとすれば、生き残るためにはすべての企業と経営チームがDX化を受け入れなければならないことです。電子文書・帳票管理ソリューションは、組織内のユーザーや経営チーム、および直接取引する顧客やベンダーの、常に変化し続ける新たな課題に適応し迅速に対応できるようサポートします。
その方法を下記でご紹介します。
●組織に一元化されたリポジトリを提供
●ブラウザまたはモバイルデバイスからのブラウザベースのドキュメントアクセス
●文書レベルのセキュリティ制御の提供
●バージョン管理および監査管理
●紙ベースの文書や帳票を排除
○ウェブベースでのアクセスと分かりやすいフォーム入力の提供
○フォームやワークフローにビジネスルールを適用することで、ユーザーのフォーム入力を手助けし、業務プロセス工程の自動化が可能
○審査や承認が必要な帳票をワークフローで実施可能にする
デジタルトンラスフォーメーション戦略の展開速度が上がる一方で、戦略を実行しビジネスに統合することは一夜にしてできることではありません。デジタルトンラスフォーメーションは目的地ではなく、ビジネスの成長と変化に合わせて通る”道”だということを忘れてはいけません。適切なツールとソリューションがあれば、よりスムーズなプロセスとなるでしょう。
企業がビジネスのあらゆる面で将来を見据え、文書・帳票管理ソリューションに求めるべきものは何でしょうか?
デジタルトンラスフォーメーションが企業にもたらす要素として、適応性が重要なポイントになります。自分の企業がいかにその変化にどれだけ適応できるかを理解し受け入れられるかが、企業の存続だけでなく成長・成功にもつながります。ユーザーが変化にうまく適応できるようにするには、適応性と拡張性に優れた文書・帳票管理ソリューションが不可欠です。
Webdocs フォームズマネジメントはこういった課題を解決します。
詳細はこちらをご覧ください。
https://www.sct.co.jp/business/product/001595.shtml
●文書や帳票、ワークフローの容易な作成と展開
●文書のセキュリティ、監査およびバージョン管理
また、紙文書の電子化にはAI-OCRがお役に立ちます。
https://lp.sct.co.jp/automate-with-ai-inside/