AutoMateの開発元HelpSystemsのブライアン・ピック氏が「エンジニアの生産性を最適化するための3つのIT戦略」というコラムを執筆しています。タイトルは壮大ですが、内容は同僚や身近にいるエンジニアに聞いて回ったライトな“まとめ”です。とは言え、「なるほど」とうなづける部分もあるのでご紹介します。
1. タスクの優先順位づけ
一般的には、最重要のタスクは最初に実行するのが常識です。そのため、ほぼすべての人が、何らかの方法でタスクに優先順位を付けています。しかし、どのタスクを最優先とし最優先ではないとするかは、言うほどに簡単でないのが実情です。何を指標とするかによって優先度が変わってくるからです。そうした中で、次のような優先順位づけを行っている人がいました。
実行前と実行後で最大の違いが生まれるものを最優先する
あるエンジニアは、「お客様、従業員、会社にとって最も高いリスク、またはうまく対処された場合、組織のリスクを減らすために最も大きな影響を与える項目を優先して実施する」と答えています。リスクに視点を置いた優先順位づけです。ただし、そうした価値の高いプロジェクトには、より多くの時間と労力がかかる可能性がある、とも言っています。
空き時間・隙間時間を有効活用する
あるITマネージャーは細かく整理された「to doリスト」を常に携行し、それをこまめにチェックして、その時点で優先度の高いタスクを実行するとしています。タスクの優先度を固定的に考えず柔軟に判断する、というスタンスです。
タスク優先順位づけの「障害」
会議やメールのチェック・返信は、タスク実行の障害になることがあります。その煩わしさから逃れるには、たとえばメールのチェック回数を1日に何回と決めておくことや会議の開催回数を制限することですが、業務や仕事によってはそれができないものもあるでしょう。とはいえ、やはりメールのチェック・返信回数を減らしたり、会議に回数制限を設けておくことが、シンプルでありながら、ストレートに効果的です。
2. 自分のための時間を作る
あるITスペシャリストは、「仕事に集中する時は、オンラインのステータスをbusy、離席中、会議中などとしています。これが最も効果的」と述べています。
同様に、同僚と共有しているカレンダーのスケジュールをブロックするのも効果的です。これによって同僚などからの依頼や連絡から逃れ、自分のタスクに集中する時間が作れます。
自分のために時間を確保できると、より積極的にタスクに取りかかれるようになります。
3. ツールの使用
適切なツールを使用すると、あらゆるタスクをより簡単にでき、効率的に行うことができます。あるシステム管理者は、「優れたツールこそが成功を導く」と述べています。私が話をした人たちの多くは、以下の3つのカテゴリのツールを使っていました。
プロジェクト管理ツール
タスクの優先順位を明確にしたり、プロジェクトの進捗状況がわかるツールですが、このツールを使うことによって、自分にとって最優先のタスクが何であるかをいちいち確認することなくを実行できるようになります。
個人用のプロジェクト管理ツールとして、最も多く使われているのはExcelです。プロジェクト管理を初めて行うなら有効なツールです。また、100以上の有料・無料のプロジェクト管理ツールがあるので、自分に合うものを選択することができます。
自動化ツール
タスクを自動化することによって面倒な手作業を回避し、効率や生産性を向上させることができます。タスクを自動化する効果の1つは、手動で行っていた時に生まれていた“ノイズ”を減らすことができ、ほかの重要なタスクに集中できることです。
クラウド
クラウドのメリットは、アプリケーションのメンテンナンスやアップグレード、あるいはそのインフラの運用管理に関する作業をなしにできることです。つまり、自分本来の作業に時間を割り当てることができ、集中できます。まとめれば、次のようなメリットです。
・インフラ基盤（ハードウェア）を持たないことによるITコストの削減
・障害の起きたアプリケーション（SaaSの場合）の修正に費やす時間の短縮
・セキュリティ、損失防止、品質管理の向上
ツール活用の際の課題
直感的に使えないツールやプロセスに適さないツールを使うと、生産性は極端に下がります。このことは非常に重要で、ツールを慎重に選択する必要があるということです。
その一方、適切なツールを選択すれば、タスクに俊敏性と柔軟性を提供し、生産性の向上に大きく寄与します。それらはタスクの生産性向上に不可欠なツールと言えます。
［AutoMate Portal］