新型コロナウイルス|在宅勤務中の従業員の健康チェックをAutoMateで自動化

AutoMateの開発会社であるHelpSystemsが、在宅勤務中の従業員の健康状態をチェックするための確認メールの送信と回収を、AutoMateで自動化するサンプルを紹介しています。

作成するタスクは、

(1)従業員の電子メールアドレスをActive Directoryから自動的に取得し、送信するタスク

(2)回答された情報を回収してExcelにまとめ、関係者に送信するタスク

の2つです。

 

AutoMate

 

(1)のタスクでは、スケジュールトリガーを使い、毎日指定の時間にAutoMateで作成したボットを起動して、Active Directoryから従業員のメールアドレスを取得します。次に、個々のメールアドレスを、あらかじめ作成済みの回答用Webメールの宛先に割り当てて、送信します。

 

AutoMate

 

 

Webメールの回答フォームは、次のようなものです。これはAutoMateとは別に、あらかじめ作成しておく必要があります。

 

AutoMate

 

(2)のタスクも、スケジュールトリガーを使い、送信日の締切時間(たとえば、17時など)にボットを起動し、受信したメールのデータをExcelにまとめます。そして、関係者に送信するというものです。

 

AutoMate

 

最初に、回答のあった従業員をまとめたExcelファイルを確認します。

 

AutoMate

 

Excelには次のように転記されています。

Webフォームの、従業員名、メールアドレス、健康状態が「Yes」か「No」、コメントが記載されています。

 

 

もう1つ重要なのは、回答のなかった従業員についての確認です。

これについては、まず、未回答の従業員を確認し、「未回答」のExcelを開きます。

AutoMate

 

Excelを開くと、メール送信のステータスは「sent」と送信済みであることが確認でき、本人の何らかの事情で回答していないことがわかります。

 

AutoMate

 

AutoMateを利用すると、上記のようなシステムも、スケジュールトリガーやActive Directoryとの連携機能などを利用することによって、簡単に、かつすばやく開発することができます。

 

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