海外ミニ事例|フロリダ州最大の医療機関、毎日800件を超える入院・外来患者の登録・請求業務をAutoMateで合理化

Baptist Health
業種:非営利医療機関
設立:1955年
本社:フロリダ州ジャクソンビル
ベッド数:1100床
https://www.baptist-health.com

 

◎AutoMate導入前の問題・課題

Baptist Healthは、フロリダ州で最大の非営利医療機関で、7つの医療施設と多数の外来患者センターを擁しています。

同病院では現在、シーメンスの「INVISION」と呼ばれる健康情報システムと「ePREMIS」という患者管理システムを利用しています。

Baptist Health傘下の各医療施設では、入院や外来があるとそのファイルを作成し、本部であるBaptist Healthへ送信します。

その総数は毎日800件を超えるものになりますが、その入院・外来のファイルを処理するePREMISは、1日に1つの入院患者ファイルと1つの外来患者ファイルしか受け付けない仕組みです。

そのためBaptist Healthのシステム担当者は、入院患者と外来患者のそれぞれにつき、数百のファイルを1ファイルに結合する作業を行い、その上でシステムに登録する必要がありました。

このファイルを結合する作業は、すべて手作業で行っていたため時間と費用がかかるだけでなく、エラーと遅延が発生していました。

たとえば、処理された患者ファイルの数がサマリーレポートと一致しなかった場合、担当者は、どのクレームが見落とされたか、または処理されなかったかを判断するために多くの時間を費やす必要がありました。

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◎AutoMate導入の経緯

Baptist Healthでは、この方法を合理化し効率化することを目標に、プロセスの自動化を検討するチームを結成しました。

チームの目標は、患者管理のプロセスを合理化することです。これには、いくつかの具体的な目標が含まれていました。

それは、シーメンスのサーバーに毎日登録される800を超える入院・外来患者のファイルのダウンロードを自動化し、これらのファイルに含まれるデータをePREMISアプリケーションに自動的にインポートすることでした。

もう1つは、ePREMISの古いプログラムを廃止することでした。

Baptist Healthのチームは、Automateを採用して患者管理の登録を自動化するシステムを構築し、あわせて請求処理の自動化も実現しました。

自動化の仕組みは、800件を超える患者ファイルをFTPサーバーに自動転送し、すべての転送が終了すると、次に、すべての入院患者ファイルとすべての外来患者ファイルを結合する自動化タスクが開始される、というものです。そしてこれが完了すると、2つのファイルがFTP経由でePREMISアプリケーションに安全に転送されます。

この仕組みの開発には、約1年かかりました。

 

◎AutoMateの活用

また、Baptist HealthのITチームでは、この患者登録のプロセスが確実に実行されるのを自動監視する仕組みも導入しました。これもAutoMateで開発しました。

そのシステムでは、800を超えるファイルを解析し、患者のIDやその他の重要な情報を抽出することができます。

患者の総数は、サマリーレポートから抽出された総数と比較されます。処理されたクレームの数が予想される合計と一致しない場合、監査レポートが生成されます。

 

◎感想・評価・効果

現在、AutoMateで開発した40を超えるさまざまな自動化タスクが運用されています。これにより、毎日発生する数千のファイル転送を一元管理し、データと適時性の整合性を高めることが可能になっています。

AutoMateの導入によって、Baptist Healthの従業員は多くの時間を有効活用できるようになっています。

「AutoMateは、手作業で行っていた作業時間を大幅に短縮可能にしています。患者登録の作業の場合は、週に10時間の節約が実現できています。今後もAutoMateの自動化機能を活用して、より多くの問題を解決したいと考えています」(Baptist HealthのIT担当者)

 

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