海外ミニ事例|オレゴン州教育委員会、WordPerfectからWordへの文書変換をAutoMateで推進

オレゴン州教育委員会
業種:200を超える地元選挙委員会の非営利会員サービス機関
http://www.osba.org/

 

◎AutoMate導入前の問題・課題

オレゴン州教育委員会(OSBA)は、同州にある200を超える学区の教育委員会の活動を支援する非営利会員サービス機関です。

OSBAの部門の1つである教育管理部門では、200を超える学区の教育管理規程を作成・管理を支援しています。個々の学区には、教員の採用・解雇からバスの運用規程まで、数百もの規程があり、それらを明記・定義したドキュメント類の数は数千に上ります。

OSBAでは元々、それらの教育管理規程をWordPerfectで作成していました。しかし、OSBAで扱う文書のすべてをMicrosoft Wordで管理するために、WordPerfectで作成されていたすべての教育管理規定をMicrosoft Wordに変換する必要がありました。

そしてこの作業をスタートさせ継続していましたが、教育管理規程がさまざまな文書から成るため、1つの地区の教育管理規定をWordに変換するのに1週間以上かかっていました。しかも、教育管理部門ではそのほかの業務もこなしており、バックログが山積し続け、WordPerfectからWordへの変換を手作業で行う非効率性が顕著になっていました。

 

◎AutoMate導入の経緯

OSBAのシステム担当者は、この問題を解決するために、AutoMateの導入を検討することにしました。以前、AutoMateの開発元であるHelpSystemsの自動化ソリューションを利用したことがあり、その機能の充実ぶりを知っていたからです。

検討に際しては、外部のコンサルタントに調査を委託し、AutoMateを吟味し、OSBAのニーズに合うものかを確認しました。

その結果、AutoMateを利用すれば、WordPerfectからWordへの変換を簡単に自動化できることと、さらに現在手作業を行っているOSBAのさまざまな業務の自動化にも適用できることが確認できました。

 

◎AutoMateの活用

導入後、WordPerfectからWordへの自動変換システムを開発し、作業を開始しました。その結果、「約1か月半ですべてのバックログをクリアできました」と言い、OSBAの担当者は次のように語ります。

「AutoMateでシステムを作るのは非常に簡単で手短に行えたので、すぐに実作業に移り、バックログを解消しました。AutoMateはドラッグ&ドロップ機能を備えた本当に使いやすい製品で、この製品以上に簡単なツールを経験したことがありません」

システム担当者は、AutoMateのワークフローエンジンと自動化のためのライブラリやトリガーが非常に役に立つことを発見しました。このワークフローとライブラリは、自動化システムの構築をビジュアルにわかりやすくし、かつ自動化に必要なさまざまなアクション機能を個々に持つものです。

OSBAでは、開発したWordPerfectからWordへの自動変換システムを、AutoMateのワークフローを用いて再設計し、変換のプロセスをさらに高速化することも実現しました。「現在、特定の学区のすべてのポリシー文書をわずか20分で変換できます」と、担当者は言います。

 

◎感想・評価・効果

OSBAでは現在、AutoMateを別の部署の業務にも適用することを進めています。

その1つである労働部門では、Automateのワークフロー機能を利用して、その部門のファイルをWordへ変換する一連の業務を自動化しています。今後は、政策部の業務にも適用する計画です。

さらにその後には、Automateのアプリケーション統合機能を使用して、メールとCRMに関連する業務の自動化を行う予定です。

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